Як продуктивно організувати свій робочий день

Як продуктивно організувати свій робочий день

Продуктивність у поєднанні з ефективністю - це уміння працювати більше, швидше і з мінімальними витратами, тому сучасні працедавці вимагають від кандидатів наявності саме цих якостей. Як стати таким цінним і незамінним співробітником? Передусім, правильно організувати свій трудовий день і графік, отримуючи максимум результатів від усіх своїх дій - а для цього слід зосередитися на нижчеописаних трьох аспектах вашого трудового життя : часі, робочому просторі і уявному настрої.


Сучасні працівники - це, як відомо, майстри на всі руки, навантажені масою завдань, тому раціональний тайм-менеджмент має вирішальне значення для поліпшення продуктивності. Найбільше часу зазвичай віднімають несподівані (і, як правило, не найважливіші) питання, плюс процес перемикання із завдання на завдання, який може займати до півгодини. Щоб цього уникнути, ретельно плануйте свій день і сортуйте робітники завдання, що регулярно звалюються на голову.

1. Розпочніть день з впорядкованого часу "для себе": перевірте пошту і новини соціальних медіа, які скупчилися за ніч, і розсортуйте усю інформацію. Напишіть короткі відповіді і вказівки, щоб колеги і підлеглі могли приступити до роботи. Розподіліть за часом більші завдання і відкиньте непотрібне і неважливе.

2. Знаходячись в дорозі на роботу, ви можете дуже корисно і продуктивний цей час використати : продовжувати координацію завдань, переглядати зведення новин, отримувати оновлену інформацію і формувати денний графік. До моменту приїзду в офіс ви вже будете озброєні і підготовлені.

3. Скоротіть час зустрічей на 25% — у результаті ви отримаєте аналогічний об'єм виконаної роботи. Урізавши одну робочу зустріч з п'яти чоловік з однієї години до 45 хвилин, ви заощадите 25 годин в місяць робочого часу. Це приблизно 300 годин в рік або майже два місяці роботи!

4. Плануйте регулярні перерви впродовж дня, оскільки метушня від зустрічі до зустрічі продуктивної не являється: ви тільки вимотаєте себе і втратите концентрацію. Відпочинок між рутинними завданнями збільшує працездатність і зберігає розум ясним і організованим. Якщо є можливість, було б навіть непогано подрімати від 10 до 20 хвилин після обіду.

Це ваше робоче середовище: як офіс, так і будинок. Воно теж є важливим елементом для поліпшення продуктивності праці.

5. Працюйте "поза офісом" в міру можливості. Якщо треба скласти важливий документ або досліджувати складну тему, то відсутність офісного шуму і інших відволікаючих чинників тільки поліпшить концентрацію уваги. Деякі працедавці вважають, що видалена робота має і інші плюси, включаючи зменшення часу на дорогу, короткий обід і менше за лікарняних.

6. Визначте ті місця, куди ви зазвичай звертаєтеся за робочою інформацією, щоб не відволікатися на інші об'єкти. Скажімо, обмежтеся електронною поштою, необхідними блогами, чат-инструментами і соціальними медіа виключно по роботі. Тоді у вас виникне менше спокус відпочивати на розважальних сайтах.

7. Вимкніть усі спливаючі повідомлення на мобільних пристроях і комп'ютері, щоб вони не порушували концентрацію і не дратували. До речі, обмежте кількість перевірок пошти, щоб зайвий раз не відволікатися без причин.

Приведіть себе в такий настрій, коли ви зможете зосередитися на виконанні найнеобхідніших завдань на даний момент.

8. Розмовляйте, а не спілкуйтеся по лектронке. Візьміть трубку і поговоріть або пройдіться по офісу і поспілкуйтеся з колегами. Коли ви працюєте видалено, скористайтеся чатом. Особисте спілкування дає точний напрям дій і вмить прояснює усі непорозуміння. Ви витрачаєте масу часу даремно, переписуючись за допомогою електронної пошти і створюючи довгі ланцюжки листів, в яких можна заплутатися.

9. Розбийте великі завдання на дрібні частини; це понизить відчуття перевантаженості і бажання зволікати час. Для цього рекомендується використати так звану agile- методику для управління завданнями.

10. Складіть контрольні списки дій для завдань, що повторюються, щоб зменшити кількість помилок, особливо тоді, коли ви переобтяжені роботою або ж обмежені в часі.