Ефективність - друге ім

Ефективність - друге ім'я: як провести хронометраж

Хтось розумний сказав, мовляв, існує немало способів убити час, але немає жодного засобу, здатного його відродити. Схоже на правду, враховуючи постійну нестачу цінного ресурсу. Ми плануємо, намагаємося дотримуватися графіку, але все одно багато що не устигаємо. Хороша новина - все в наших руках. Фахівці з тайм-менеджменту настійно рекомендують опанувати мистецтво хронометражу. Пропонуємо познайомитися, що це за звір, і з чим його їдять.


Простими словами хронометраж - система обліку часу. Ми записуємо кожну подію і кількість витраченого на нього часу. На перший погляд зайняття даремне і нудне. Але при детальному розгляді воно здатне кардинально змінити наше життя. Яким чином? Хронометраж дозволяє:

  • дізнатися, куди йде час, структурувати його;
  • знайти ресурси для дійсно важливих справ;
  • виключити несуттєве зайняття на догоду значимому;
  • зрозуміти, яка моя особиста ефективність і як можна її підвищити;
  • ефективніше планувати справи, підвищити мотивацію;
  • почати відчувати час за допомогою постійного питання «Чим я зараз зайнятий»?;
  • внести гармонію в усі аспекти дійсності, будь то робочі моменти або особисте життя;

Врешті-решт, хронометраж займається нашим вихованням. Немає сенсу обманювати «особисту справу», куди вноситься інформація. Та і який толк приписувати зайві хвилини виконанню основної роботи, якщо по факту ти буксуєш на місці.Звичайно, є спокуса припинити облік часу і ніколи більше їм не займатися. Але другий шлях - стати продуктивною людиною, що домагається цілей, привабливіший. Піти по правильній доріжці можливо, лише коли ми усвідомлюємо свої слабкі місця, беремо їх «в оборот» і підвищуємо ефективність.

Як провести хронометраж? Система елементарна:

1) у Excel складаємо таблицю, якщо часто знаходимося поряд з комп'ютером, або робимо записи у блокнот;


2) у кожному інтервалі(наприклад, 15 хвилин) записуємо свої дії, не забудемо вказати і час їх закінчення.

Звичайно, самі по собі сухі цифри не несуть практичної користі. Набагато цікавіше виведення, які ми зробимо після аналізу хронометражу. Спочатку поставте питання: «Що мені цікаво з'ясувати»?. Зосередитися можна на різних моментах. Наприклад, хочемо зрозуміти, скільки ми приділяємо уваги основній роботі. Як можна підвищити ефективність? Звідки узяти вільні хвилини? Як багато часу витрачаємо даремно(соцсети, дружнє базікання, перегляд телевізора і тому подібне)? Врешті-решт, можна зрозуміти, скільки годин ви займаєтеся тим, що дійсно важливо.

Характер обробки даних залиште на свій вибір. Комусь зручніше записувати на папері, інший віддасть перевагу файлу на комп'ютері, третьому простіше обробляти інформацію в спеціальних застосуваннях. Загальне одне: нам треба розглянути кожну дію і витрати на нього з точки зору декількох категорій. Зупинимося на елементарному діленні:

1. поглиначі часу(дія не несе практичної користі);

2. поточні справи(підтримка нашого звичного рівня життя);

3. стратегічні завдання(те, що допоможе нам стати краще).

Після розсортовування завдань робимо висновки. Хтось здивується, скільки часу йде на телефонні розмови і перегляд новинних стрічок в інтернеті. Інший перебуватиме в стані шоку: думав, що працює над важливим проектом, а по факту приділив йому лише годину «чистого» часу. Третій вмить знайде час на зайняття спортом на шкоду неважливим справам.

\

Відчуваєте? Це запах світлих перспектив витає в повітрі! Щоб провести хронометраж ефективніше, врахуйте ще декілька моментів.

По-перше, робіть записи кожного разу, як перемкнете увагу. Одна справа, коли ви пишіть звіт без пауз, впродовж 1,5 годин. І зовсім інша розмова, коли за час написання ви двічі відлучалися попити чай, поговорили по телефону і сходили в сусідній магазин.

По-друге, в обліку часу відбиваємо кожну подію, що зайняла у нас більше 3 хвилин.

По-третє, не лайте себе за забудькуватість, особливо на перших порах. Головне зараз - сформувати звичку вести облік. Згадуйте по пам'яті, що робили останні пару годин. Не пам'ятайте - так і напишіть.

По-четверте, достатній час для отримання цінних виведень - тиждень. Даних цього проміжку вистачає, щоб зробити висновки.

Техніка хронометражу - зайняття корисне і захоплююче. Це не лише ваше уміння з арифметичною точністю вираховувати тимчасові витрати. Частенько облік часу виступає тим чарівним «пенделем», джерелом стресу, що примушує переглянути реальність. Познайомившись з подібною технікою одного разу, є ризик вже не повернутися до звичного для нас життєвого устрою. Б. Франклін порівнював розтрату часу з найбільшим злочином, підвладним нам. Так давайте ж перестанемо уподібнюватися «злочинцям».