Чому так складно виконувати плани і як навчитися це робити

Чому так складно виконувати плани і як навчитися це робити

Я вже більше 25 років працюю професором в університеті, так що, вірогідно, я повинен дуже добре уміти планувати своє літо. Теоретично я маю бути в змозі оцінити, чого я реально можу досягти в період між закінченням зайняття в травні і початком осіннього семестру. Але щось не виходить: щороку моє літо розпочинається з великих надій і закінчується куди меншими досягненнями, ніж я чекав. Я виню в цьому свій мозок — і ось чому.

Відстані затуманюють розум

Тайм-менеджмент вдається нашому розуму тим гірше, чим довше відрізок часу, яким ми намагаємося управляти. Багато психологічних досліджень це підтверджують. Але час — це не єдина змінна, яка має тут значення. Мозок сприймає речі, які віддалені від нас в часі, просторі або навіть в соціальній мережі, абстрактніше, ніж ті, які, на його думку, близькі нам.


Для багатьох з нас це відбувається інтуїтивно, але ми не завжди враховуємо це, коли плануємо свою роботу. Замисліться ось про що: коли ви починаєте планувати проект, його проміжний і кінцевий етапи за часом знаходитимуться далі від вас, ніж його початок, тобто вони неодмінно сприйматимуться абстрактніше. Крім того, інші люди, з якими вам треба буде працювати в проекті, можуть знаходитися на певному соціальному віддаленні від вас, причому все різною мірою, тому ситуація може швидко ускладнитися.

Незалежно від того, чи усвідомлюєте ви це, абстрактні роздуми про майбутнє зазвичай створюють дві серйозні проблеми для планування. Перша і найочевидніша полягає в тому, що ви недооцінюєте усі кроки, які треба буде зробити, — вони здаються набагато простіше, ніж насправді. Коли я думаю про написання статті, я часто недооцінюю кількість разів, коли мені треба буде повторно аналізувати дані, або кількість нових публікацій, які мені треба буде прочитати, щоб врахувати новітні розробки в цій області.

По-друге, ви не враховуєте безліч відволікаючих чинників, які відриватимуть вас від роботи. Ви забуваєте про усі електронні листи, які сипатимуться на вас і вимагатимуть відповіді. Ви зменшуєте кількість рутинних завдань, які займають ваш час під час робочого тижня. Ви забуваєте про те, як часто на роботі відбуваються невеликі події, із-за яких доводиться відкладати довгострокові проекти.

Нарешті, соціальна дистанція між вами і іншими членами команди грає тонку, невидиму роль. Коли успіх вашого проекту залежить від діяльності інших людей, ви недооцінюєте кількість часу, який їм знадобиться для виконання своїх завдань. Часто ви навіть точно не знаєте, що їм треба зробити, щоб закінчити те, що їх просили зробити. Ви просто вважаєте, що ці завдання простіші, ніж є насправді, тільки тому, що працюєте над ними не самостійно. І навіть коли ви просите своїх колег оцінити необхідне їм час, їх мозок поводитиметься точно так, як і ваш, — і недооцінить кількість часу, необхідну для завершення справ.

Усе це нормально, і цього неможливо повністю уникнути. Ось чому справи завжди віднімають більше часу, ніж ви чекаєте. Який би у вас не був досвід в управлінні довгостроковими проектами, ви все одно, ймовірно, відчуватимете розчарування і подив у зв'язку з тим, що не змогли налагодити їх так, як хотілося.

Обхідні шляхи

Але це не означає, що все безнадійно. Є дві речі, які ви можете зробити, щоб обійти ці ментальні перешкоди і ефективніше управляти своїм часом. Перша полягає в тому, щоб трансформувати час: спробуйте під час планування подумки зменшити відстань між сьогоденням і майбутнім. Як? Почніть роздумувати про завдання, які вам треба зробити, як можна конкретніше. Можливо, вам потрібно буде розписати гіпотетичні сценарії куди детальніше, ніж здається розумним, — але це саме те, що треба.


Розподіліть усі деталі на тимчасовій шкалі і зробіть реалістичну оцінку кількості годин, які ви зможете присвятити цим крокам, зважаючи на можливий напружений графік. Хороший спосіб зробити це — уявити, що ви плануєте увесь проект на наступний тиждень, а не на наступний місяць або наступний квартал. Іншими словами, зробіть вигляд, що дата почала і дата закінчення набагато раніше, ніж насправді. Це допоможе обдурити мозок і врахувати речі, які можуть вплинути на ваш прогрес в майбутньому.

По-друге, додайте в план страхувальну "подушку", щоб врахувати все, про що ви ще не подумали. Наприклад, можна відразу припустити, що проект займе на 10-25% довше за час, чим ви чекаєте. Це дозволить закрити допущені вами пропуски в тайм-менеджменте.

З досвідом ви зможете краще управляти своїм часом, навіть якщо і не досягнете в цьому досконалості. Хоча кожне літо я зазвичай і устигаю зробити менше, ніж чекав, я більше не відчуваю розчарування із-за недостатніх успіхів. Я складаю ідеальний літній план, а потім відразу припускаю, що зможу реалізувати його тільки на три чверті. Тоді ця 75% -ная частина і стає моїм планом дій. На початку травня це може здатися недостатньо амбітним для мого мозку, але до вересня це вже так не виглядає.