40-30-20-10: головне правило тайм-менеджмента

40-30-20-10: головне правило тайм-менеджмента

Усі ради з тайм-менеджменту зводяться до того, що треба сфокусуватися на найважливішому і практично не залишати часу на відволікаючі чинники. Але проблема в тому, що дуже важко провести таку лінію — важное-не важливе. Зазвичай у вашому списку справ купа таких завдань, які важливі, — але різною мірою. Треба навчитися правильно розставляти їх по місцях. Консультант Джордж Брадт, автор Forbes, пропонує правило, яке дозволить розумно розпланувати увесь ваш час.

Отже, правило 40-30-20-10:

— 40% вашого часу повинно йти на найпріоритетніше завдання;

— 30% на друге за значимістю завдання

— 20% на третю


— 10% на усе інше

Це має на увазі, що ви: 1) зосередитеся на трьох найважливіших справах; 2) розставляєте між ними пріоритети; 3) відводите трохи — але зовсім небагато — часу на усе інше.

Три найважливіших справи

Мільйон років назад мене призначили керівником команди з п'яти чоловік. У перший же тиждень я попросив кожного сформулювати три головні пріоритети на майбутній тиждень. Кожен приніс список з 10-12 пунктів. Я намагався змусити їх викреслити зі списку хоч що-небудь, але безуспішно. Зате мені вдалося переконати їх виділити три найважливіших справи.

Наступного тижня я запитав кожного з них, як він впорався з трьома найважливішими пунктами. Кожен зробив одне або два найважливіших справи. Нікому не вдалося закінчити все три. І в кожному випадку люди пояснювали, що їм довелося працювати над іншими пунктами зі списку.

Але мене це не цікавило. Мене цікавило лише одне: як кожен впорався з трьома найпріоритетнішими пунктами.

Через пару тижнів вони стали приносити списки всього з трьох пунктів — вони зрозуміли, що про інше я все одно з ними не розмовлятиму.

І потім сталася дивовижна річ. Замість того, щоб планувати півсотні справ(на усіх) кожного тижня, але устигати всього декілька, вони стали виконувати в цілому по 15 значимих завдань в тиждень. Мораль: зосередженість приносить результат.


Три головні пункти: в якому порядку?

Правило 40-30-20-10 підказує, що на найважливішу справу слід витратити удвічі більше часу, чим на третє по важливості. Усі тварини рівні, але одні равнее інших. Найпріоритетніша справа зазвичай приносить найважливіший результат. Воно не просто так коштує на першому місці. Але важливо, щоб воно з теоретично важливого перетворилося на практично значиме: інвестуйте в нього свій час.

Усе інше

Це елементарна математика. Якщо 90% вашого часу піде на три перші пункти, на усе інше залишається тільки 10%. І тут є два важливі моменти.

По-перше, це все-таки 10%. Нереально приділяти увесь свій час трьом головним завданням. Завжди виникатимуть якісь не найважливіші люди(наприклад, ваш начальник), які захочуть, щоб ви згаяли свій час на те, що важливо для них. Куди діватися? У ідеалі те, що важливо для них, значиться у вашому списку з трьох пріоритетів. Але якщо ні, то виділите деякий час, щоб відреагувати на ці запити. Якщо ви не виділите певний час на це, ці не найважливіші справи від'їдатимуть час у важливішого зайняття. Наприклад, у сну.

По-друге, це усього 10%. Вдумайтеся. Якщо ви працюєте по 10 годин в день, це всього одну годину. Значить, за цю годину вам доведеться розбиратися із завданнями під номерами 4-40, всякими адміністративними справами і іншими відволікаючими обставинами. Ви впораєтеся — якщо зумієте правильно їх делегувати. Навчіться цьому.