Завдання і проекти в Бітрікс24: керівництво для новачка

Завдання і проекти в Бітрікс24: керівництво для новачка

Організація робочого процесу і часу в будь-якій компанії - це важкий і щоденна праця. До того ж, добитися відмінного результату з першого разу без постійних уточнень, збурень і опору практично неможливо. З іншого особистий тотальний контроль з боку керівника найчастіше діє негативно, а не позитивно і загрожує проявом ще більшої ліні і не організованості.

Як же досягти взаєморозуміння між усіма співробітниками і відділами вашої компанії? У цьому якнайкраще допоможуть можливості функціоналу Завдання та Проекти в Бітрікс24 - менеджер завдань для компанії будь-якого розміру і роду діяльності. Онлайн-сервіс поєднує в собі безліч корисних функцій, що дозволяють швидко і без проблем організувати будь-який робочий процес. Таск менеджер Бітрікс 24 істотно заощаджує час, гроші і нерви.

Бітрікс24 допоможе:


  • ставити один одному актуальні завдання,
  • розподіляти завдання по проектам,
  • контролювати виконання роботи,
  • правильно планувати робочий час співробітників.

Слід зазначити, що продукт розроблений російською компанією 1С-Бітрікс і поставляється повністю російською мовою - ніякого непорозуміння або складнощів в зверненні не виникне ні у одного співробітника.

Але і це ще не всі переваги унікального хмарного-сервісу Бітрікс24! Після реєстрації в сервісі і початку роботи, ви отримаєте доступ до безкоштовного додатку на Android і IOS з яких так само є робота з завданнями - організація робочого процесу не обмежується комп'ютерами. Бути на зв'язку з колегами і співробітниками можна в будь-якому місці зі свого мобільного пристрою.

Контроль, делегування і оцінка завдань

Успіх проекту залежить від грамотного планування дій і чіткого виконання завдань. У Бітрікс24 керівники можуть наочно планувати роботу і контролювати поставлені завдання. Облік витраченого часу допомагає визначити вузькі місця проекту і  співробітників-ледарів .

Завдання в Бітрікс24 можна візуально уявити у вигляді списку, плану, канбан-дошки або діаграм Ганта. Виберіть зручний для себе варіант.

Постановка завдань і контроль виконання

Доручити завдання колезі дуже просто. Створіть нове завдання, дайте їй зрозумілу назву, опишіть що потрібно зробити, призначте відповідального і термін виконання. Відстежуйте проміжні результати.

Якщо співробітник «буксує» з завданням, в системі спрацьовує лічильник. Він сигналізує - « щось пішло не так». Можливо, завдання було невірно оцінена, виникли нові обставини, потрібна допомога. Лічильники допомагають вам контролювати виконання завдань.


Для постановки однотипних завдань існують шаблони. Їх можна створювати, редагувати, зберігати, ділитися з колегами. Шаблони дозволяють економити час на постановку завдань, витрачати його ефективніше.

Наочність процесів

Оцінити плановане і фактично витрачений на завдання час дозволяє діаграма Ганта. На ній у реальному послідовності показуються завдання проекту в з урахуванням планованого і фактично витраченого часу. Діаграма наочна. Ви відразу бачите загальну картину проекту: які завдання заплановані, які зроблені, що робиться, які завдання прострочені або не мають визначеного терміну.

Діаграма зручна на великих проектах, коли складно утримати всі дані в голові. Завдання можна оцінити за тривалістю, початковим і кінцевим термінів. Діаграма Ганта пов'язана з завданнями. Це означає, що якщо початок проекту зсувається, то в діаграмі теж зміниться дата запуску проекту і всіх завдань в його рамках. Якщо змінюється термін одного завдання, діаграма це теж відобразить.

В рамках діаграми діють наступні зв'язку між завданнями

  • Початок наступного завдання збігається з завершенням попередньої.
  • Завдання починаються одночасно.
  • Завдання завершуються одночасно.
  • Тривалість головного завдання автоматично збільшується при зрушуванні термінів подзадач.
  • Головне завдання завершується, коли завершені підзадачі.
  • Зсув головного завдання в діаграмі тягне зміщення термінів подзадач.

Контроль завдань

У керівників і у співробітників завдання в Бітрікс24 розділені за ступенем участі та відповідальності: «Роблю» - співробітник призначений виконавцем, «Допомагаю» - співвиконавцем, «Спостерігаю» - спостерігачем, «Доручив» - для постановників завдань, «Все» - всі завдання. До будь-якої із завдань в розділі можна перейти через пару кліків, дізнатися на якому вона етапі, чи вкладається виконавець в термін. Прострочені завдання відзначаються червоними лічильниками.

Оцінити завантаження підлеглих зручно через зведення в розділі «Керую». У розділі «Проекти» розміщені інструменти для організації та управління роботою над проектом.

Звіти

Хочете швидко отримувати звіти? Конструктор звітів збирає дані, виділяє потрібні періоди часу, дозволяє отримувати інформацію за кілька хвилин. Приймайте рішення на основі оперативних достовірних звітів.

Скоротіть підготовку звітів про роботу до декількох кліків. Звіти готуються автоматично, так що вам не доведеться чекати кілька годин. Дізнайтеся скільки часу витрачає співробітник на завдання, скільки завдань вже виконано, чи встигають ваші люди до дедлайну. Звіти можна зберегти в Excel.


Звіти дозволять оцінити результативність роботи компанії, відділів і кожного співробітника, витрачений час на виконання завдань.

Облік часу

Під час створення нового завдання відзначте Додатково - Облік часу і вкажіть термін виконання. Коли співробітник почне виконувати завдання, система автоматично врахує витрачений час. Включити облік часу можна і після створення завдання, відредагувавши її.

На початку наступного місяця оціните скільки часу витрачає компанія, відділи та співробітники на рішення задач. Це легко зробити завдяки звітам за витратами часу.

Зв'язок завдань з Бітрікс24.Діск і CRM

Сервіс Бітрікс24.Діск дозволяє зберігати файли в «хмарі». Його вбудували в Бітрікс24, щоб ви могли швидше працювати з файлами: створювати, редагувати, ділитися з колегами. Якщо до задачі потрібно прикріпити файл, зробити це дозволить Бітрікс24.Діск.

Прикріплюйте документи, створені в Гугл доках або онлайн-версії Майкрософт Офіс, створюйте з їх допомогою документ і завантажуйте його в задачу. Дозвольте соисполнителям змінювати документ, щоб працювати над ним разом.


Завдання в Бітрікс24 можна пов'язати з клієнтом в CRM. Для цього достатньо вказати у властивостях завдання назва клієнта. Ваші менеджери продажів матимуть більш повну інформацію про клієнта.

Групи і проекти

Створіть в Бітрікс24 групи для співробітників. Відповідні відділам в компанії або робочим групам в рамках відділу. Налаштуйте спілкування в групах, щоб співробітники з однієї групи не відволікали листуванням колег з інших груп. Це підвищить ефективність роботи.

Групи - зручний інструмент для управління завданнями. У групах можна обговорювати поточні завдання, оцінювати результати, тримати робочий процес під контролем.

Чек-лист в кожній задачі

Список дій або чек-лист зручний, якщо завдання має на увазі кілька дій виконавця. Постановник створює чек-лист в завданню, а виконавець у міру виконання міні-завдань зі списку, зазначає галочками зроблені пункти. Такі «позначки» наочно показують на якому етапі знаходиться завдання.

Швидка постановка задач

Швидко ставити завдання дозволяють шаблони завдань. Вони корисні для частих однотипних ситуацій. Наприклад, щотижневі звіти або підготовка договору юристом. У шаблонах вже прописані типові умови задач. Уточніть назву, термін виконання, виконавця, постановку задачі. Не потрібно кожного разу заново писати все вступні умови. Досить відредагувати готовий шаблон.


Ви можете дозволити іншим співробітникам користуватися шаблонами, редагувати і видаляти їх, ділитися з колегами.

Гнучкі фільтри

Розумієте, що не в змозі встежити за всіма завданнями в компанії? Налаштуйте фільтр завдань, щоб бачити тільки дійсно важливі. Це можуть бути завдання, в яких виконавець - головний спеціаліст компанії або ті, у яких наближається дедлайн, або завдання ключового клієнта.

Ви можете створити стільки фільтрів, скільки потрібно для роботи. Збережіть налаштований фільтр і використовуйте його при необхідності.

В панелі задач, поряд з «Роблю», «Допомагаю» і т. Д. Є «Вибране». Це теж своєрідний фільтр, що дозволяє виділити ключові завдання. Щоб важливі завдання були перед очима, додайте їх в «Вибране».

Пабліш Чарт