Електронна пошта і ваша ефективність

Електронна пошта і ваша ефективність

Робота більшості людей так чи інакше пов'язана з електронною поштою. Вирішувати справи поштою комфортно і зручно. Проте, як і практично будь-яка річ, електронна пошта може сприяти вашій ефективності, а може перетворитися на пожирача часу і сил. Як добитися максимальної ефективності, працюючи з електронною поштою?

Хвилинна перевірка пошти з ранку

Уранці у кожної людини чухаються руки перевірити електронну пошту. Без цієї простої дії ми почуваємо себе відірваними від світу. Хіба мало що могло статися за вечір і ніч?. Звичайно, ми маємо бути в курсі цього. Проте більшість статей по особистій ефективності забороняють розпочинати день з перевірки електронної пошти. Але ми з ними не погодимося. Йдеться, звичайно, про робочу, а не про особисту пошту. І тільки про поверхневу хвилинну перевірку з метою перевірки чи «на місці світ».


Отже, навіщо перевіряти пошту уранці?

По-перше, уранішня перевірка пошти - це «бальзам на душу». Людина не може почувати себе спокійно, поки не перевірить пошту. Не перевірити пошту - це все одно що не відкрити подарунок, що лежить перед вами, в коробці. Навіть якщо ви використовуєте усю потужність сили волі, ви постійно повертатиметеся думками до електронної пошти, думаючи, скільки там «нападало» листів і які зміни могли статися.

По-друге, уранішня перевірка пошти дозволяє краще спланувати день. Важливо бути в курсі найважливіших змін, які можуть вплинути на хід усього робочого дня. Наприклад, шеф прислав нове завдання, замовник направив термінові правки і так далі. Бути не в курсі таких найважливіших змін в ході роботи щонайменше безглуздо. Таким чином, за допомогою уранішньої перевірки пошти можна скоректувати свій план на день, максимально врахувавши питання важливості і терміновості.

По-третє, уранішня перевірка пошти дозволять раціонально спланувати тиждень. Переглядаючи пошту, ви можете внести в план тижні справи відповідно до їх важливості і терміновості. Наприклад, справа А треба зробити сьогодні, а справа б терпить - крайній термін тільки п'ятниця. Таким чином, за допомогою пошти ви можете більш-менш рівномірно розкидати справи по тижню.

Отже, ви проглянули пошту. Причому для цього навіть не обов'язково її відкривати. Немає листів від начальства - слава богу. Мовчить замовник - значить, ніяких правок доки вносити не треба. Пара хвилин, проведених в поштовій скриньці, подарують вам заспокоєння. Тепер самий час запланувати час на розбір пошти в плані і взятися до найважливішої роботи.

Правила роботи з поштою

Не витрачайте на пошту кращий час. Роботу з поштою можна назвати одним з найлегших видів робіт. Відповісти на листи, щось уточнивши, нескладно. Тому роботу з поштою завжди треба планувати на самий непродуктивний час дня, тобто після обіду. Кращий же час(до обіду) треба віддати рішенню найважливіших, складніших і масштабніших завдань, що вимагають максимальної концентрації і творчого підходу.

Не відволікайтеся на пошту від поточних завдань. Почавши роботу над таким завданням, дуже важливо не відволікатися ні на пошту, ні на що інше. Тому потурбуйтеся про те, щоб відключити системи миттєвого сповіщення про доставку листів, інакше вони маячитимуть у вас внизу сторінки і розсіювати увагу. Треба також максимально понизити ризик відвернення колегами(робити великі очі і говорити, що ви дуже зайняті, пропонуючи підійти через дві години, або сказати, що підійдете самі, як тільки закінчите те, що робите зараз).


Розбираючи пошту, відразу приймайте рішення. Коли приходить година розбору пошти, «не зависайте». Відразу приймайте рішення про те, що зробити, як відповісти на той або інший лист. Якщо йдеться про важливі і термінові справи, відразу вносите справу, що з'явилася, в список згідно його пріоритетності. На багато листів простіше відповісти відразу і перемістити в архів, чим потім повертатися до них, перечитувати знову і тільки тоді відповідати.

Формулювання і шаблони. Відповідаючи на листи, формулюйте свої думки чітко і лаконічно. Запасіться шаблонами, які дозволять просто вставляти в лист стандартний текст, не витрачаючи час на його набір.

Підходи до сортування пошти

Зробити пошту зручнішою у використанні і скоротити час на її обробку(а за статистикою це 12-13 годин в тиждень) допоможуть ефективні підходи до сортування.

Теки. Створення тек в пошті дозволяє легше шукати інформацію в поштовій скриньці. Згідно з одним з підходів теки можна сортувати по посилачах. Проте це не завжди себе виправдовує, особливе якщо листується з декількома учасниками одночасно або ви точно не пам'ятаєте, хто прислав потрібну вам інформацію. У такому разі легше буде розсортувати пошту по проектах.

Теги. Альтернатива текам - теги, якими можна позначати листи. Таким підходом користуються користувачі Gmail. Ви можете створити правило сортування листів від якогось адресата. Програма привласнюватиме посилачеві тег(наприклад, «фірмовий стиль для компанії D»), пропускати теку що «Входять» і автоматично надсилати лист в якусь теку.

Мітки. Ще один спосіб сортування пошти - це позначка важливих листів прапорцем або зірочкою(тобто привласнення статусу важливого). Дивлячись в пошту, ви відразу бачитимете, які завдання вам треба вирішити. Також можна відмічати листи, пов'язані з важливими і доки не вирішеними завданнями, як непрочитані. При цьому ви можете зробити, щоб листи, що не читають, завжди висіли в списку першими. Так ви їх точно не пропустите.

Автоматична фільтрація по темі листа. Ще один легкий спосіб автоматичної фільтрації - це сортування по темі повідомлення. Наприклад, відомий дизайнер і блогер Яна Франк веде у себе у блозі рубрику «Питання-відповідь», де дає поради в самих різних життєвих ситуаціях. На сторінках блогу Яна завжди просить: якщо людина хоче, щоб його проблему розібрали у блозі, відмічати в темі листа назву рубрики «Питання-відповідь». Таким чином, коли приходить черга щось написати в рубрику, Яна просто відкриває теку і вибирає звідти лист, на який дає розгорнуту відповідь. Ви теж можете поступити так само, попросивши колег відправляти листи за проектом А. з відповідним заголовком(темою).


Видалення. Відразу видаляйте непотрібні листи, спам і інше. Це допоможе вам звузити число об'єктів уваги. Непотрібні листи не маячитимуть в списку і не розсіюватимуть вашу увагу.

Архівація повідомлень. Щоб листи не маячили в теці що «Входять», ви можете відправляти їх в архів. Це дуже зручно, оскільки не створює «штовханини» в тих, що «Входять».

Ефективної Вам роботи з поштою!

Пабліш Чарт