Які завдання можна делегувати, а які краще залишити собі

Які завдання можна делегувати, а які краще залишити собі

Які завдання можна і треба делегувати, а яку роботу краще залишити виконувати самому, щоб не розвалити бізнес. Коли розширюєш бізнес, рано чи пізно виникає необхідність передавати частину своїх обов'язків помічникам і підлеглим. Робити це складно — здається, що підлеглі не впораються, а якщо передати їм що-небудь не те, будуть одні збитки і зайва витрата часу. Розповідаємо, що саме можна делегувати, а що краще залишити собі. Як навчитися делегувати завдання.

Можна: дрібну повсякденну рутину

Навіть низкоквалифицированный співробітник здатний впоратися з дрібницями — розподілити зустрічі за календарем, внести дані в простий звіт, відправити до певного дня готову податкову декларацію. Щоб доручати їх підлеглим ефективно, можна скласти чітку інструкцію, яку зрозуміє навіть низкоквалифицированный співробітник.

Можна: попередню роботу, підготовку

Часто багато часу віднімає не робота, а підготовка до неї: збір матеріалів і інформації, складання прототипу або шаблону, накидання інструкції або плану. Це можна доручити підлеглим, навіть якщо справа відповідальна — результат не остаточний, роботу у результаті робитимете ви самі, і у разі чого підкоригуєте підготовлені матеріали так, щоб все було в порядку.

Можна: завдання, що вимагають спеціальної кваліфікації

На старті бізнесу начальник часто і кравець, і жнець, і на дуде игрец: однією рукою заповнює податкову декларацію, другою верстає сайт, третьою настроює рекламу у Вконтакте. На початковому етапі це дозволяє заощадити, але якість такої роботи зазвичай низька, а часу на навчання і виконання вона віднімає багато. Тому відразу ж, як з'явиться можливість, такі завдання можна делегувати: доручити найнятим робітникам або фрилансерам.

Можна: нетермінові справи

Буває, що завдання важливе, але не дуже термінова. У такому разі її можна доручити підлеглому, якого ви плануєте навчити. У вас буде час, щоб перевірити і виправити роботу кілька разів, щоб в майбутньому делегувати йому ці справи, навіть якщо вони раптом будуть терміновими.

Не можна: стратегічні і відповідальні завдання

Керувати фірмою повинен все-таки начальник. Тільки йому відома ситуація в комплексі, він відповідає за увесь бізнес, тому стратегічні рішення лежать на його плечах. Такі питання не можна делегувати іншим. Можна передати збір інформації, запитувати ради, консультуватися з фахівцями, але безпосереднє рішення має бути на вас.

Не можна: вдячності і мотивації

Якщо менеджер приходить до співробітників і говорить, що «директор виразив вам вдячність», їм буде приємно. Але куди краще, якщо директор прийде сам і особисто усіх поблагодарит — це піднімає командний дух.


Крім того, краще, щоб саме ви призначали співробітникам заохочення і мотивації, оскільки ви краще знаєте, який розмір і спосіб винагороди не розорить компанію.

Не можна: вимови підлеглим

Відчитувати співробітників за помилки треба завжди особисто, не на публіку. І краще, якщо це робитиме саме прямий начальник, а не якась «відповідальна особа». Вимова від такого ж підлеглого неприємна і часто не сприймається серйозно, тоді як вимова від прямого начальника — пряме керівництво до дії і заклик не косячить.

Не можна: конфіденційні справи

Не можна делегувати те, що ви або ваші клієнти хотіли б тримати в таємниці. Чим менше людей знають конфіденційну інформацію, тим краще, тому треба по максимуму обмежити коло залучених в справу людей. Іноді можна доручати справи залученим підлеглим, з якими підписаний договір про нерозголошування, але у більшості випадків краще все-таки робити все самому.

Не можна: термінові завдання, для яких у співробітника немає досвіду

Якщо співробітник раніше не вирішував подібну задачу, делегувати йому щось термінове — погана ідея. Доведеться витрачати час на його навчання, потім на перевірку, а якщо щось піде не так, переробляти вже не буде часу.

Багато хто делегує завдання якраз тоді, коли вони вже її не устигають. Такий підхід неправильний — краще розрахувати свій час і доручити роботу підлеглому заздалегідь, щоб був час перевірити і у разі чого переробити самому.

Не можна: найм прямих підлеглих

Якщо треба найняти помічника або начальника, який підкорятиметься вам безпосередньо, краще робити це самому. Навіть якщо ви довірите цю справу кваліфікованому співробітникові, вам все одно доведеться потім ставити додаткові питання і приймати остаточне рішення — це буде не делегування. Максимум, що можна доручити підлеглому — відбір кандидатів за позначеними вами критеріями.