Які документи запросити у контрагента

Які документи запросити у контрагента

При укладенні договору дуже важливо максимально убезпечити свою компанію від усіх можливих ризиків. Для цього контрагента перевіряють на спеціалізованих сайтах на предмет наявності заборгованості перед податковою, участі в арбітражних судах, наявності претензій з боку його партнерів, покупців або замовників. Обов 'язково слід запросити наступний пакет документів.

Запитувані документи

У будь-якого товариства з обмеженою відповідальністю або акціонерного товариства є Статут, який не є комерційною таємницею і дозволить дізнатися цілі та види діяльності, розмір статутного капіталу, імена засновників та іншу корисну інформацію. Щоб повністю убезпечити себе від ризиків у рамах тривалих відносин, копії запитуваних документів краще запросити з печаткою і підписом керівника. На останній сторінці має стояти відмітка податкового органу.


Обов 'язково потрібні також копії ОГРН (свідоцтва про держреєстрацію) та ІПН (про взяття на податковий облік). Якщо потенційний партнер зацікавлений у серйозній співпраці, то він також надасть свіжу виписку з ЄДРЮЛ, оригінал або завірену копію. Такий документ може бути підписаний як власноручним підписом уповноваженої посадової особи у поєднанні з печаткою відділення, так і посиленим електронним підписом - відповідно до закону № 63-ФЗ вони рівнозначні.

Якщо підприємство незнайоме, варто запросити інформацію про середньооблікову чисельність працівників, копії ліцензій на різні види діяльності, свідоцтва про право на власність або договір оренди приміщення, документи на обладнання, паспорти транспортних засобів.

Документи, запитувані при перевірці податковими органами

Щоб повністю убезпечити себе при податковій перевірці, важливо переконатися в "чистоті" всіх контрагентів. Перед укладенням договору, а також раз на квартал слід запитувати засвідчену копію декларації з ПДВ з відміткою про здачу до податкового органу, довідки про стан розрахунків за податками і зборами. Також спочатку важливо уточнити, а краще отримати офіційний лист про застосовувану систему оподаткування.

Знати, чи платить контрагент податок на додану вартість необхідно знати не тільки для того, щоб переконатися в його чесності перед законом. Якщо транспортна компанія, постачальник або підрядник не заплатить ПДВ вчасно, його виплату можуть стягнути зі споживача послуг або покупця, і сперечатися з податковою в даному випадку досить складно.

На що звернути увагу при укладенні договору

Щоб постачальник, підрядник або транспортна компанія не змогли в спірній ситуації відмовитися від умов договору, важливо переконатися в тому, що всі підписи були поставлені уповноваженими особами. Найчастіше договір, специфікації, заявки, довіреності, УПД, рахунки-фактури, акти виконаних робіт та інші документи підписують менеджери або бухгалтера. Якщо ж справа доходить до суду, керівництво просто розводить руками і знімає з себе всяку відповідальність за діяльність своїх співробітників, навіть якщо до того часу вони ще працюють в організації.

Уникнути цієї ситуації допоможе ретельний контроль за підписами в документах. Завчасно необхідно запросити завірені копії рішень (протоколів) про призначення керівника, наказ про призначення або прийняття на роботу головного бухгалтера. Якщо керівник має право підпису за нього - то відповідний наказ. При необхідності отримати довіреності на осіб, уповноважених підписувати запитувані документи від особи підприємства.


Пабліш Чарт