Як вести облік трудових договорів

Як вести облік трудових договорів

У кожній фірмі, де працюють фахівці, ведеться журнал трудових договорів, які зберігаються в архівах підприємства. Ведення обліку цих документів необхідне для зручності користування, впорядкування, усунення причини втрати договорів, додаткових угод. Цей журнал може бути як у паперовому, так і в електронному вигляді.

Вам знадобиться

  • - документи компанії;
  • - трудові договори, додаткові угоди;
  • - бланк журналу з обліку договорів.

Інструкція

1. Спеціальної форми, затвердженої законодавчими актами, у журналу з реєстрації та обліку договорів не існує. Ви маєте право розробити бланк документа самостійно. Є деякі реквізити, які є обов 'язковими для журналу з обліку трудових договорів.


2. Титульний лист, як правило, повинен містити інформацію про компанію, де ведеться облік трудових договорів. Напишіть назву документа посередині заголовних літер. Впишіть найменування фірми. Якщо підприємство є великим, для кожного відділу (служби) доцільніше завести окремий журнал. Тут ви можете вказати назву структурного підрозділу. Напишіть дату, коли документ був заведений. Впишіть найменування посади, персональні дані співробітника, призначеного відповідальним за оформлення, укладення договорів з персоналом фірми. У багатьох організаціях цим займається кадровик.

3. У програмі "Excel" сформуйте таблицю, що складається з восьми стовпчиків. У першому стовпчику вкажіть порядковий номер трудового договору, у другому - номер договору, присвоєний йому при оформленні працівника на посаду. У третьому, четвертому стовпчиках напишіть терміни дії договору, тобто дату початку, закінчення. У п 'ятому стовпчику впишіть предмет договору. Це може бути прийом на посаду начальника відділу з розрахунків заробітної плати. Тобто в даній графі зазначається і найменування позиції, куди оформлений співробітник

4. У шостому стовпчику вкажіть персональні дані фахівця, з яким укладено трудовий договір, оформлено додаткову угоду. У сьомому стовпчику вкажіть номер архівної теки, її місце розташування. У восьмому - проставте підпис відповідальної особи, її прізвище, ініціали. Роздрукуйте таблицю і ведіть облік трудових договорів.

5. Врахуйте, що трудові договори є важливими правовими документами. При звільненні відповідальної особи обов 'язково складайте акт передачі документації. Знову прийнятому співробітнику потрібно буде вести облік договорів відповідно до вимог.