ТОП 10 правил і рекомендацій по оформленню і веденню ділового листування

ТОП 10 правил і рекомендацій по оформленню і веденню ділового листування

Уміння грамотно і доступно виражати свої думки, розуміти співрозмовника і вести переговори, розуміючи завдання і цілі партнера - запоруку успішної діяльності. Від навичок комунікації взагалі залежить дуже багато що в нашому повсякденному житті, і якщо ви хочете просунутися по кар'єрних сходах або почати підприємницьку діяльність - ви просто зобов'язані знати, що таке ділове спілкування і його особливості.

Особливості етикету

У кожному колективі і компанії існують свої правила, такі собі «неписані» норми поведінки. Вони офіційно прийняті, універсальні і ними керуються під час переговорів, укладенні договорів і проведенні співбесіди. Такі правила називають — діловий етикет. Він допомагає спростити розуміння і привнести зручність до контакту. Адже погодитеся, коли ти знаєш як поводитися, набагато менше виникає тривоги перед зустріччю, так є шаблон, якого необхідно дотримуватися.


Помічали незручність людей, які уперше пішли на побачення, і не особливо розуміють, що можна собі дозволити в контакті, а що буде сприйняте як нахабство або нетактовність, невихованість?

Так от, як, в принципі і при будь-яких міжособових стосунках, загальною вимогою є привітність, незалежно від того, подобається вам співрозмовник або викликає роздратування, необхідно поводитися коректно по відношенню до нього. Але етикет ділового світу включає правила, які розрізняються за типом спілкування :

  • Горизонтальні
    - тобто, безпосередньо між рівними по статусу, коли співробітники з однаковим рівнем відповідальності.

  • Вертикальні
    - звичайно це настанови керівника своїм підлеглим.

Я вже говорив про важливість чіткості, тому:

Процес переговорів обов'язково повинен складатися з наступних етапів

  • Встановлення контакту. Це може бути як знайомство, так і зустріч вже людей, що раніше мали розмову.
  • Осмислення мети контакту. Тобто спроба зрозуміти, що відбувається і зорієнтуватися в ситуації.
  • Пошук можливих шляхів вирішення проблеми і ситуації, що склалася.
  • Безпосередньо дії - саме рішення.
  • Завершення контакту.

Взаємодія у світі бізнесу буває як усною, так і письмовою. Про те, як вести офіційне листування, ви можете шанувати в цій статті, сьогодні ж ми вивчимо вербальні особливості. Отже, усне спілкування буває у формі монологу, наприклад, доповіді, презентації, привітальної промови. А також діалогу, який має такий вигляд :


  • Бесіда - тривалий обмін інформацією, в процесі якого співрозмовники діляться своєю точкою зору і намагаються знайти шляхи рішення проблем.
  • Переговори - проводяться з метою знаходження компромісу і укладення взаємовигідного договору.
  • Дискусія — коли виявляються різні погляди на одну ситуацію і усі учасники дискусії обмінюються своєю точкою зору.
  • Нарада - коли розглядаються загальні і термінові питання, що вимагають уваги і рішення.
  • Прес-конференція - захід для ЗМІ з метою дати коментарі з якого-небудь значимого питання.

Основні принципи

Хоч і існують національні відмінності особливостей етики, ці принципи є універсальними, яких дотримуються в різних країнах світу :

1. Пунктуальність

Неважливо, яку посаду ви обіймаєте, і за яким типом будується ваше спілкування, горизонтальному або вертикальному, ви просто зобов'язані являтися на зустріч в указаний час і виконувати зобов'язання в строк. Інакше до вас не формуватиметься довіра, що значно заважатиме досягати успіху, оскільки у світі бізнесу ви уславитеся безвідповідальним керівником або співробітником.

2. Конфіденційність

Вона вказує на вашу надійність і бажання продовжувати стосунки. І неважливо, будете ви умовчувати про секрети фірми або безпосередньо зберігати особисту інформацію якогось співробітника або начальника - ви будете гідні довіри і поваги.

3. Привітність

Вона не зобов'язує дружити і примушувати себе «любити» когось, але бути доброзичливим, посміхатися і тактовно відноситися як до обридлого клієнта, так і до співробітника, керівника або підлеглого ви просто зобов'язані. Пам'ятайте, ми вивчали невербальні види емоційних проявів, за допомогою яких можливо вплинути на іншу людину в цій статті? Так от, посмішка - викликає прихильність до себе співрозмовника, іноді обеззброюючи, якщо спочатку був налаштований на конфлікт.

4. Увага до інших

Включає і уміння чути, поважати чужу думку, помічати емоційний стан співрозмовника, бажання зрозуміти його точку зору і готовність знаходити щось загальне в спорі. Якщо ви відчуваєте, що не завжди вам це вдається, то спробуєте навчитися техніці активного слухання, це значно підвищить ефективність і результативність діалогу. Як це зробити, ознайомтеся в статті про техніку активного слухання.

5. Зовнішній вигляд

Він просто зобов'язаний відповідати регламенту компанії, в якій ви знаходитеся. Яким би утвореним і товариським ви не були, якщо при зустрічі ваш зовнішній вигляд відштовхує і зовсім не вписується в обстановку - це дуже вплине на результат бесіди і взагалі бажання з вами продовжувати співпрацю. У вас не просто має бути охайний зовнішній вигляд, але і витриманий стиль, адже, як ви пам'ятаєте: «Зустрічають по одягу, а проводжають по розуму».

6. Грамотність

Полягає не лише в умінні написати лист без граматичних і орфографічних помилок, але і у викладі своєї думки без використання слів-паразитів і нецензурної лексики. Вважається перевагою, якщо ви умієте оперувати термінами, які не порушують доступність розуміння оточення. Мовні складнощі взагалі доставляють масу проблем на шляху взаєморозуміння, тому грамотність і коректність важлива у будь-яких міжособових стосунках.


7. Конкретність

Якщо керівник не може визначати цілі або бути зрозумілим для співробітників - компанія далеко не просунеться. Точно також і з підлеглими, вони не нестимуть відповідальність за якийсь «шматок» фірми, а відповідно, просуватися по службі, поки не навчатися планувати і приймати конструктивні рішення. Шануйте «Як правильно ставити цілі, щоб домагатися успіхів у будь-якій діяльності».

8. Терпимість до інших

У бізнесі не можна йти на поводі у емоцій. Ваші дії мають бути прораховані, а ситуація під контролем, в цьому і полягає специфіка світу бізнесу. Тому, хоч це і не корисно для організму - стримувати емоції, але уміння стиснути в зуби в напружений момент дуже цінно. Головне, потім дозволити собі випустити пару і розслабитися, інакше з'являється вірогідність придбати психосоматичне захворювання.

9. Чесність

Щоб вам довіряли і ваше партнерство, співпраця тривало - не можна хитрувати на угодах і намагатися отримати односторонню вигоду. У світі бізнесу дуже велику роль грає репутація, яку легко зруйнувати, як картковий будиночок всього одним негарним вчинком.

10. Розмежування

Деякі люди здатні змішувати особисте з роботою, а це не правильно, тому що, якщо, приміром, хтось викликає неприязнь, це не означає, що він не зможе принести користь компанії. Тому особливо не варто включатися, у кожного з нас є якісь психологічні нюанси, які можуть викликати роздратування і небажання контактувати. Необхідно помічати ресурси і можливості, прораховувати користь безпосередньо професійного характеру.

11. Визнавати свої помилки

Немає досконалих людей, людський чинник завжди має місце бути, і щоб зберегти свій авторитет, а іноді і підвищити його - слід завжди вибачатися за заподіяні незручності і виправляти ситуацію. Такий вчинок гідний повага і у світі бізнесу дуже цінується.


12. Уміння гідне виходити з конфліктних ситуацій

Щоб не руйнувати стосунки, що склалися, а спробувати ще і просунутися в них. Не кожен здатний знаходити ресурси в спорі, але ви можете легко цьому навчитися, прочитавши статтю «Виды конфліктів і кращі способи їх рішення».

Висновок

Сучасне суспільство просто зобов'язує кожного знати і дотримуватися правил ділового етикету, по крайній тих, хто прагнути до успіху. І неважливо, яка професія і тип діяльності - мати справу з вихованою і тактовною людиною приємно у будь-яких стосунках.