Система показників KPI: грамотне преміювання і оплата праці

Система показників KPI: грамотне преміювання і оплата праці

Щоб співробітники краще працювали, потрібна мотивація. Один із способів — платити більше тим, хто активніше працює. Для цього потрібні KPI. Розповідаємо, що це і як впровадити. Розрахунок оплати праці за системою KPI мотивує співробітників працювати більше і краще, зберігаючи позитивний настрій в колективі. Співробітники самі проявляють ініціативу, розуміючи, що отримають заслужений бонус. Як це працює і як впровадити систему KPI у вашій компанії — читайте в статті.

Що таке система KPI

KPI(від англійського key performance indicators) — це ключові показники ефективності підрозділу або окремо взятого співробітника. Наприклад, число продажів за місяць, повертаність клієнтів або кількість днів без нещасних випадків. Це система критеріїв, по яких можна оцінити результативність роботи і призначити заохочення або штраф.

Уявіть, що ви — власник пекарні і хочете виплачувати зарплату співробітникам згідно з їх досягненнями. Ось тут вам і згодиться впровадження системи KPI, але з поправкою на Трудовий кодекс. 

KPI і Трудовий кодекс

Згідно з Трудовим кодексом, виплачувати зарплату не в повному об'ємі можливо тільки у разі невиконання працівником норми праці, але це «невиконання» треба довести в суді або спеціальній комісії з трудових спор. Просто так нараховувати зарплату менше звичайного не можна. Якщо на вас поскаржаться, отримаєте штраф або кримінальне покарання за невиплату зарплати.

Тому систему KPI не застосовують до фіксованої окладної частини зарплати, а тільки до премій. Виключення — повністю відрядна платня праці. Тому якщо у вашій пекарні кухаря отримують зарплату не за кількість випечених булочок і багетів, а за робочий місяць, то з урахуванням KPI ви можете перерахувати тільки їх премію.

Як складати систему оплати праці на основі KPI

Розробляти і впроваджувати систему оплати праці по KPI повинен співробітник hr— відділу разом з керівником конкретного підрозділу. Їх завдання — спільно визначити ключові показники ефективності і при цьому призначити кожному показнику процентну долю.

Навіщо потрібні відсотки? Наприклад, у вас декілька критеріїв — краса булочок і кількість браку. Але краса вам не так важлива, як те, щоб булки не підгорали. У такому разі, ви призначаєте «вагу» для критеріїв — наприклад, 30% для зовнішнього вигляду виробів, і 70% для їх правильної випічки.

Не існує універсальної оцінки ефективності за системою KPI. Для кожної посади знадобиться індивідуально розробити систему показників KPI. Для усіх посад, до яких ви хочете застосувати систему преміювання на основі KPI, складається таблиця:

1. Персональній результативності — включаються критерії оцінки ефективності роботи. Наприклад, у випадку з пекарнею, для продавця-консультанта це може бути число обслужених клієнтів + оцінка обслуговування від покупців, а для пекаря — число випечених виробів, їх якість, відповідність стандарту і оцінка від гостей.

2. Компетенцій —  включаються навички, необхідні на конкретній посаді. Наприклад, для пекаря — знання рецептів, можливість розробки нових авторських виробів, проходження курсів і майстер-класів, навички дизайну виробів.

Показників може бути скільки завгодно, але оптимально, не більше 5-7, інакше розробити систему KPI співробітника буде занадто складно.

Після цього визначаємо для кожного показника вагу, цільове і фактичне значення і співвідносимо їх з результатом.

Ось так виглядає найпростіший спосіб розрахувати  KPI продавця-консультанта за допомогою таблиці. В цьому випадку премію видаємо в повному об'ємі, якщо працівник виконав хоч би цільові значення:

Якби цільові значення не були досягнуті, але вдалося отримати мінімальні значення, то продавець отримав би лише частину премії.

Нагадуємо, що згідно з Трудовим кодексом ми можемо застосовувати систему KPI тільки до премій, тому про штрафи, які можуть зменшити фіксовану частину зарплати, мові не йде. Тому при такій оцінці працедавці платять мінімальний для ринку оклад, управляючи розміром премії для мотивації співробітників.

Так виглядає розрахунок KPI за одним критерієм за допомогою формули:

Коефіцієнт KPI *100

Розрахуємо коефіцієнт KPI для пекаря: якщо мінімально йому треба випекти і зробити заготівлі для 100 виробів в день, бажано — для 120 виробів, а по факту він робив в середньому 90, то розрахунок виглядатиме так:

(90–100) / (120–100) * 100 = -50%

Цей показник — відсоток виконання(чи невиконання) норми. Тобто в нашому випадку кухар не виконав норму на 50% і тому отримує на 50% менше премії.  У ідеалі треба розраховувати коефіцієнт KPI для декількох показників, а потім виводити середній.

Наприклад, наш пекар з 90 булочок і круассанов лише половину випік якісно, а інші або підгоріли, або не допеклися. Співвідносимо цей результат з нормою і максимумом по дефектних пиріжках в добу і виводимо ще один показник.

Є строгіший варіант роботи по KPI, коли співробітник не отримує премію, якщо один з ключових показників виявився нижчий мінімуму. Т. е. він отримує більше, якщо працює добре, але не отримує нічого, якщо припускається критично важливої помилки. Наприклад, це можна застосувати до кількості скарг або нещасних випадків на виробництві.

До яких підрозділів компанії варто застосовувати преміювання на основі KPI

Систему KPI можна застосовувати до посад, ефективність яких легко вимірюється за допомогою конкретних критеріїв. Наприклад, роботу менеджера по продажах оцінюємо по кількості конверсій з холодних дзвінків в продажі. Чи роботу копирайтера оцінюємо по кількості символів якісного тексту, який він пише.

Якщо таких критеріїв немає, або на ефективність співробітника впливають додаткові чинники, то і застосовувати систему оцінки на основі KPI складніше. Наприклад, складно застосувати KPI до роботи дизайнера, у якого критерій роботи «сподобалося клієнтові» або до роботи сисадмина, у якого кількість екранів смерті залежить від прямоти рук бухгалтерського відділу.