Оптимізація товарних запасів і чому це важливо для вашого бізнесу

Оптимізація товарних запасів і чому це важливо для вашого бізнесу

Товарні запаси — частина оборотного капіталу магазину. Вони можуть складати до 40% активів підприємства і безпосередньо впливають на фінансові показники. Оптимізувати товарні запаси — значить, понизити витрати на їх зберігання і обслуговування, вивільнити засоби для розвитку бізнесу. Розповімо, як це зробити правильно.

На прикладах: чому важливо оптимізувати запаси

Ситуація 1. Взимку в магазин побутової техніки покупець прийшов за обігрівачем. А на складі порожньо, усі розібрали — пік сезону. Ви пропонуєте покупцеві зробити замовлення, щоб привезти обігрівач через 2 дні. Але він не хоче чекати, а йде в сусідній магазин, де тут же купує потрібний товар. У ваш магазин він наврядчи ще раз прийде.


Великі запаси готової продукції потрібні, щоб:

  • перестрахуватися від несподівано виниклого підвищеного попиту;
  • уникнути проблем із затримкою доставки;
  • використати цінові коливання у свою користь — наприклад, при купівлі товарів за кордоном при зростаючому курсі долара;
  • робити закупівлі у постачальника за гуртовими цінами.

Ситуація 2. Під Новий рік в магазині іграшок ажіотаж на покемонов, що говорять. Директор вирішує закупити їх в два рази більше, щоб вистачило усім. Але несподівано через тиждень діти захотіли трансформерів. Игрушки-покемоны лежать незатребуваними, а повернути їх вже не можна: постачальник дав хорошу знижку без можливості повернення. Додаткова закупівля трансформерів бюджетом не передбачена, в Новий рік батьки купують подарунки в магазині конкурента.

Чому вигідно робити маленькі товарні запаси:

  • менше витрати на їх закупівлю і зберігання;
  • швидкий оборот — як тільки запаси закінчуються, ви створюєте нові, коригуєте їх структуру;
  • товар не пропадає на складі;
  • менше ризик застарівання товару.

Обидві ситуації — наслідки непродуманої політики у сфері товарних запасів. Вони повинні покривати попит, страхувати від раптових затримок в доставці, але не тягнути на себе увесь бюджет.

Що включає оптимізація запасів

Оптимізація товарних запасів — це точний розрахунок їх кількості, без дефіциту і надлишків. Це комплексна робота за декількома напрямами:

  • стосунки з постачальниками, покупцями, працівниками;
  • оптимізація складу;
  • перегляд договірних стосунків з контрагентами;
  • аналіз логістики;
  • маркетинг.

Не можна проаналізувати попит за минулі періоди і робити закупівлі виходячи тільки з цього параметра і власної экспертности. Досвід і припущення повинні підкріплюватися аналітичними даними — тоді запаси в торговій точці будуть ефективними.


Як оптимізувати запаси?

Розрахувати асортиментну матрицю

У ній — перелік товарів, які завжди мають бути присутніми в торговій точці у мінімальній кількості(тобто менше не можна). Матриця складається на кожен місяць з урахуванням сезону і свят. По кожній товарній позиції — максимум інформації : прайс, постачальник, умови роботи. У невеликому магазині таблицю можна скласти в Excel.

Вести оперативний облік

Вступ, оформлення, продажі, зберігання товару, інвентаризація — усе це треба враховувати в товароучетной системі, щоб не було неправильних залишків. Якщо ви ведете облік в Excel, то не застраховані від помилок. Проста описка може привести до невиправданого збільшення або скорочення запасів, і ви втратите гроші.

Прогнозування попиту

У маленьких магазинах це роблять рідко: найчастіше закупівлі роблять інтуїтивно, грунтуючись на досвіді товарознавця або керівника. Але такий аналіз повинен підкріплюватися звітами за минулі аналогічні періоди, з корекцією на ринкові зміни. Для великої мережі метод не працює: тут треба аналізувати з використанням програмного забезпечення.

Визначити рівень страхових запасів

Тобто кількості товару, яку треба мати від постачання до постачання. Це запаси, які страхують торгову точку від затримок з боку постачальника, власних помилок. Вони дають можливість у будь-якому випадку виконувати план продажів по товарах.

Розміщувати економічно обгрунтовані запаси

Працювати з постачальниками по графіку. У вас має бути налагоджена робота з постачальниками, щоб перестрахуватися від форс-мажорів. Не можна працювати тільки з одним контрагентом, інакше ваша торгівля буде сильна від нього залежати. На одного основного постачальника повинні доводитися 2-3 запасних, таких же надійних. Правильно розраховуйте замовлення і коригуйте воно з урахуванням змін на ринку.

Звертати увагу на дефіцит, надлишки, неліквіди

Важливо не лише робити звіти, але і правильно їх інтерпретувати. Якщо у вас утворилися надлишки, треба проаналізувати історію — чому вони виникли. Скоректувати систему і провести профілактику.

Складати аналітичні звіти

Робіть звіти по продажах в розрізі асортиментних позицій, по закупівлях у кожного постачальника і товарів. Рахуйте показники, які допомагають зрозуміти, наскільки ваші запаси оптимальні.


Маркери оцінки товарних запасів

1. Оборотність. Це число оборотів в разах або днях — тобто за скільки часу ми продамо товар. Рахуйте показник раз на місяць.

2. Рівень товарних запасів. Тобто забезпеченість магазину товаром на конкретну дату і час, на скільки вистачить запасів. Вважається по товарних категоріях, по постачальниках в рублях. Показник дозволяє розуміти, яких позицій бракує, а де надлишки.

3. Уходимость товару — товарообіг на м2. Показник зв'язує торгову площу і реалізацію. Його розрахунок дозволяє розширювати або звужувати викладення конкретного товару на конкретній площі. Вважається за місяць або за квартал.

Для кожного показника потрібно розрахувати свою норму. Якщо спостерігаєте відхилення від норми — це привід переглянути політикові замовлень і швидко скоректувати запаси.

Складна робота по оптимізації товарних запасів буде легша, якщо її автоматизувати. Коли залишки вважаються в товароучетной програмі, легше аналізувати ситуацію на складі в режимі реального часу. Якщо уся інформація по постачальниках заноситься в систему, то у будь-який момент можна сформувати звіт за конкретний період. Ніяких ілюзій і припущень — завжди під рукою точні дані, які допомагають працювати ефективніше.