Навіщо управляти дебиторкой і як це робити, якщо немає досвіду

Навіщо управляти дебиторкой і як це робити, якщо немає досвіду

Постачальники не квапляться відвантажувати товар, а покупці просять відстрочення? Прочитайте, як вивести свої гроші з дебиторки. Дебіторська заборгованість — це заборгованість клієнтів перед вами. Наприклад, ви зробили послугу або відвантажили товар, а оплату доки не отримали. Чи перевели аванс, а товари вам не доставили. По суті дебиторка — це безкоштовний кредит, який ви надаєте контрагентам : вони використовують ваші гроші і не платять за це нічого, якщо договором не передбачений штраф.

Зовсім обійтися без дебиторки майже неможливо, але її необхідно тримати під строгим контролем. Розглянемо, як управляти дебіторською заборгованістю, щоб у вашого бізнесу не було фінансових проблем.

Навіщо управляти дебіторською заборгованістю

Постійно наші фахівці стикаються з одним і тим же : підприємці навіть не замислюються про те, щоб оцінити платоспроможність дебіторів.

Якщо на горизонті великий контракт з відстроченням платежу, бізнесмен відразу погоджується, адже він розраховує отримати велику суму через місяць або півроку. Це неправильний підхід.

Дебіторська заборгованість

Це гроші компанії, які виведені з обороту. Якщо нарощувати її безконтрольно, і не перевіряти надійність контрагентів, то у бізнесу неминуче почнуться фінансові проблеми.


Це саме та ситуація, коли директор ставить питання: «Чому прибуток в звітності є, а грошей на рахунку немає»?

Насправді — гроші є, тільки вони «заморожені» в заборгованості. У результаті підприємство може зіткнутися з касовими розривами. Це означає, що в цілому виручки компанії вистачає для розрахунків по усіх зобов'язаннях, але засоби поступають надто пізно.

Давайте на прикладі

Меблева фабрика повинна заплатити 1,5 млн рублів за поставлену деревину не пізніше за 15 лютого.

За умовами договору фабрика повинна отримати до 10 лютого 2 млн гривень за раніше відвантажені кухонні гарнітури. Але гіпермаркет порушив зобов'язання і перерахував гроші за кухні тільки 25 лютого. Тому фабрика прострочила оплату і була вимушена заплатити пені, встановлені договором з постачальником деревини.

А якщо грошей не вистачить на зарплату або податки, то однією оплатою пені проблеми фабрики не обмежаться. В цьому випадку доведеться заплатити штрафи за порушення податкового або трудового законодавства. А при істотних сумах і тривалому простроченні можливо і кримінальне переслідування власників бізнесу і директора.

Щоб уникнути подібних ситуацій, доводиться шукати додаткові джерела засобів. Часто для покриття розривів використовують кредити. Відсотки по них збільшують витрати і ще більше погіршують фінансове положення організації.

Щоб позбавитися від усіх цих проблем — створіть у своїй компанії систему управління дебіторською заборгованістю.


Як аналізувати дебіторську заборгованість

Перш ніж почати управляти дебиторкой, треба зрозуміти, чим саме ви управляєте, тобто — провести її детальний аналіз.

Аналізуйте дебіторську заборгованість по наступних напрямах:

  • По контрагентах. Розділіть і зафіксуйте заборгованість покупців(по відстроченнях платежів) і постачальників(по виданих авансах).
  • По видах продукції(товарів, сировини) або по товарних групах.
  • По термінах.
  • По відповідальних менеджерах.
  • По регіонах.

Якщо у вас є прострочена заборгованість — розглядайте її окремо.

Не усі види аналізу потрібні кожному бізнесменові. Наприклад, якщо ви працюєте на території одного міста, то розбиття по регіонах вам не потрібне.

Ефективний спосіб, який дозволяє розділити контрагентів на основних і другорядних, — це

ABC — XYZ аналіз

База для ABC— аналізу — це об'єм реалізації за період, тобто сума проданих товарів. Щоб визначити цінність клієнта, розподілите усіх покупців по трьох групах:

  • А — найбільш цінні клієнти, вони приносять 80% продажів. Їм можна завжди давати відстрочення платежу.
  • У — приносять 15% продажів. Відстрочення можна давати залежно від кількості постачань. Наприклад: одне постачання в тиждень — відстрочення 7 днів; два постачання — 4 дні.
  • З — найменш цінні клієнти, дають 5% продажів. Не варто давати їм відстрочення.

XYZ- аналіз дозволяє розподілити контрагентів по стабільності попиту або закупівель :

  • Х — найбільш стабільні.
  • Y — менш стабільні, але передбачувані.
  • Z — разові.

Найбільшу увагу робіть тим дебіторам, які потрапили одночасно в категорію A і X, — цінні і стабільні клієнти. Це найбільші контрагенти, з якими компанія працює постійно.


Проводьте детальний аналіз дебиторки не рідше, ніж раз на місяць. А при великій кількості контрагентів і відвантажень — і частіше: раз на тиждень або декаду.