На что следует обратить внимание при организации конференции в отеле?

На что следует обратить внимание при организации конференции в отеле?

Организация конференции - настоящий вызов. Сначала нужно выбрать организационную команду, а затем - разделить обязанности. В самом начале следует четко обозначить цель и тематику мероприятия. От этого будет зависеть приглашение соответствующих спикеров и определение общего количества участников проекта. Далее с указанием времени и места встречи, расчетом бюджета, рассылкой приглашений, промоушеном, контактами с субподрядчиками, составлением окончательной повестки конференции, подготовкой удостоверений личности.

Список дел длинный. Однако его можно немного сократить, возложив некоторые обязанности на объект, на котором будет проходить мероприятие. Именно поэтому конференции, семинары, тренинги и мастер-классы - не только научные, но и деловые - все чаще проводятся в отелях. Благодаря этому договор на организацию конференции в гостинице заключается только с одним субподрядчиком - гостиницей, а не, например, с владельцем переговорной, кейтеринговой компанией и гостевым домом. Получая бизнес услуги в гостинице, организуется конференц-зал, питание, размещение и дополнительные развлечения для наших гостей. Безусловно, такие мероприятия необходимо готовить качественно, надежно и с вниманием к каждой детали. Итак, на что следует обратить внимание при организации конференции в отеле?


Во-первых: местоположение

Расположение гостиницы, в которой будет проводиться конференция, должно быть удобным как для ее организаторов, так и для всех гостей. К месту должен быть хороший подъезд - независимо от того, выбираем ли мы объект, расположенный в живописном районе, вдали от шума и суеты или в центре мегаполиса.

Добраться туда должно быть легко как на машине, так и на других видах транспорта. При организации мероприятия международного значения стоит обратить внимание на удаленность и доступ от аэропорта.

Также важно, чтобы в отеле было достаточное количество парковочных мест - общественных или доступных для гостей. Затем нужно подумать и о раздаче парковочных карточек. Выбранное место также должно позволять реализовать все элементы мероприятия в одном месте. Подготовить кофе-брейк возле конференц-зала, безусловно, будет удобнее, чем планировать питание в другом здании.

Во-вторых: конференц-зал

Профессиональные мероприятия - конференции, тренинги или семинары - должны быть организованы на высшем уровне. Внешний вид и уровень места проведения конференции свидетельствуют о вкусе организаторов и престижности мероприятия. Поэтому дизайн - один из критериев выбора подходящего отеля. Следующим должен быть функционал конференц-зала или тренировочного пространства. Другими критериями являются простор помещения и возможность эффективного использования пространства.

Принимая во внимание количество участников проекта, необходимо учитывать, достаточно ли в отеле места для его организации? Можно ли проводить встречи в нескольких панелях одновременно? Место проведения конференции обязательно должно быть универсальным: можно перемещать стены, менять размер и планировку комнат, расстановку стульев и оборудования. Также участники по достоинству оценят наличие дневного света в комнатах, а с другой стороны - возможность их оптимального затемнения. Кондиционирование комнат и предоставление доступа в Интернет (в том числе беспроводной) также входят в стандартную комплектацию.

Другой вопрос - проверить, есть ли в выбранном отеле оборудование, необходимое для организации мероприятия. Предоставляет ли он звуковые и беспроводные микрофоны, аудио-видео оборудование, проекторы, экраны, ЖК-телевизоры, ноутбуки, мультимедийные доски, флипчарты? Есть ли кафедры? Оборудование самого высокого качества? Смогут ли организаторы во время мероприятия рассчитывать на профессиональную техническую помощь, которая предотвратит возможные ошибки или эффективно устранит неисправности?


В-третьих: комфорт участников

Независимо от того, является ли наша задача организовать тренинг или конференцию для нескольких сотен человек или небольшую встречу для нескольких десятков профессионалов, мы должны сосредоточиться на высочайшем качестве и максимальном комфорте участников. Благодаря таким начинаниям можно обмениваться опытом и мнениями по различным вопросам и налаживать сотрудничество с другими участниками. Таким образом создается имидж главного организатора в данной среде и выстраиваются отношения - как с подрядчиками, так и с окружающей средой. Поэтому удобство наших гостей имеет решающее значение в этом контексте.

Удобные кресла в конференц-залах, места для ноутбука или чашки кофе, а также удобные места для отдыха во время перерывов обязательно повлияют на комфорт гостей. Также стоит проверить, какие удобства отель приготовил для своих гостей. Есть ли тренажерный зал? Можете ли вы рассчитывать на расслабление в джакузи? Есть ли в отеле лобби-бар? Можно ли использовать сад летом? Также важен стандарт номеров, которые будут использовать гости. Эти элементы усилят положительный прием организованного мероприятия.

Не менее важна и гастрономическая сфера. Гостиница с рестораном сможет предложить участникам конференции питание на высшем уровне. Меню должно быть разнообразным, вкусным и подавать именно тогда, когда оно должно быть. Он также должен соответствовать требованиям людей с особыми диетическими потребностями. Сервис должен быть эффективным, культурным и профессиональным. Хорошо, если планировка помещения для кейтеринга способствует интеграции между гостями.

Конференции или тренинги, организованные в отеле, скорее всего, будут успешными. Однако условием является выбор лучшего из них, учитывая, прежде всего, расположение объекта, возможности предлагаемого конференц-зала и достижимый комфорт участников мероприятия.