Контроль персоналу: навіщо він потрібний і як організувати

Контроль персоналу: навіщо він потрібний і як організувати

Контроль персоналу допомагає виявити проблеми і збільшити продуктивність. Надмірний контроль — погіршить ситуацію. Розбираємося, як правильно це робити. Контроль роботи персоналу усі сприймають по-різному: як правило, працівники виступають проти, вважають це шпигунством і втручанням в особисте життя. Керівники зазвичай «за», але підходять до цього процесу по-різному. Хтось ставить камери в кабінетах, фільтри на комп'ютери і турнікети на вході, а хтось завантажує співробітників звітами, пояснювальними записками і проводить часті наради.

Не усі керівники вважають, що контроль потрібний. Деякі вважають за краще запитувати тільки результат. Але на практиці кращого результату можна досягти, якщо помірно контролювати роботу персоналу, не перетворюючи це на стеження, і оцінюючи готовий результат.


Навіщо треба контролювати роботу персоналу

Скрізь, де ставляться завдання, треба контролювати їх виконання. Не усі співробітники відрізняються хоч якою-небудь мотивацією і високим рівнем відповідальності. Є ті, які хочуть схалтурити і закінчити скоріше. Тоді результат роботи буде плачевним. Чим складніше ієрархія і разветвленней оргструктура, тим вірогідніше, що працівники внизу працюватимуть не так, як задумали начальники згори.

Контролювати тільки результат і не звертати уваги на способи його досягнення, неправильно. Наступного разу, коли результат вас не влаштує, буде складніший докопатися до причин провалу.

Контроль діяльності персоналу допомагає виявити причини невиконання планів:

  • низька кваліфікація працівників;
  • відсутність мотивації;
  • персонал переобтяжений завданнями;
  • погана координація роботи відділів;
  • спочатку поставлені неможливі завдання.

Якщо вчасно виявити проблему, є можливість виправити ситуацію. Наприклад, провести навчання працівників, переглянути плани, по-іншому розподілити завдання. Тоді ще на етапі досягнення мети можна спрогнозувати провал і його уникнути.

Організація контролю персоналу: що треба робити

  1. Проводити збори і планерки. Суть таких нарад в тому, щоб тримати співробітників в курсі динаміки завдань, що реалізовуються. Навіть якщо кожного разу на планерці ви обговорюєте одні і ті ж питання, це корисно для мотивації працівників. Вони знатимуть, що на кожній нараді повинні показати прогрес в порівнянні з минулим разом, а це змусить їх працювати старанніше.
  2. Делегувати контроль. Довірте підлеглим перевіряти інших і контролювати самих себе. Там, де виконуються завдання, що повторюються, це можна організувати за допомогою чек-листов. Складіть список результатів, яких повинен досягти працівник і відхилень, яких бути не повинно.
  3. Встановити KPI на різних етапах виконання завдання. Для працівника встановлюють нормативи, які він повинен досягти, і показники, які перевищувати не можна. Наприклад, для співробітника колл-центра можна встановити KPI: 10 вихідних дзвінків і 5 хвилин перерви впродовж години.
  4. Впровадити «таємного покупця». Один з кращих способів періодичного контролю персоналу в ритейле. Можна організувати самостійно, найнявши тимчасового співробітника, або доручити перевірку агентству. Таємному покупцеві дають заповнити анкету, в якій треба детально відповісти на питання про сервіс. Деякі компанії притягають в якості таємних покупців клієнтів, доручають їм зробити покупку і розповісти про свої враження. За це клієнтам покладений бонус, подарунок або грошова винагорода. Таємний покупець: як організувати перевірку.
  5. Використати сервіси або віддати контроль на аутсорс. Майже усі методи контролю можна реалізувати за допомогою онлайн-сервісів і програмного забезпечення. Для цього є системи «Бос-контроль», Paypunch, Croco Time, Disciplina.ru і інші. Наприклад, можна впровадити CRM, яка контролюватиме час роботи кожного співробітника, кількість досконалих дзвінків, оформлених договорів. Встановити термінал на вході, відеокамери в торговому залі або додатки на смартфоні для водіїв.

Автоматичні системи контролю дозволять менше часу витрачати на перевірку, але вимагають серйозних первинних витрат. Витрати окупаються підвищенням якості продукту і ефективності роботи фірми. Співробітники підходитимуть до роботи відповідально, зменшиться кількість браку, покращає якість продукту, а разом з цим — репутація компанії.

Помилки при контролі персоналу

Надмірний контроль може зашкодити ефективності так само, як і його відсутність. Якщо займатися шпигунством, підбурювати співробітників, примушуючи їх «здавати» один одного, є шанс зруйнувати нормальну атмосферу в колективі і втратити кращих співробітників.


Ще помилки в організації контролю персоналу:

  1. Перевірка роботи, в якій ви нічого не розумієте. Контролювати правильність можна тільки тоді, коли фахівець сам розбирається в процесі. Якщо довірити менеджерові по продажах перевіряти роботу інженера, він напевно не зможе виявити помилку.
  2. Несистемний контроль, при якому виявляються тільки помилки. Спочатку ви цілий день стежите за роботою співробітника, потім припиняєте зовсім. Але як тільки виникає помилка — тут же вказуєте на неї, караєте штрафами і вимовами. Жодна людина не витримає такого тиску. Не давіть контролем, не смикайте людину із-за незначних помилок і відмічайте позитивну динаміку — перевищення показників, нестандартні рішення.
  3. Формальний контроль. Погрожуєте співробітникам, що перевірите роботу, проконтролюєте дедлайн по звітах, боротиметеся з порушеннями дисципліни, але конкретних вимог не пред'являєте. Порожні погрози без KPI і нормативів нічого не коштують.

Контролювати роботу персоналу так само важливо, як і перевіряти результат. Проводьте наради, розробіть систему самоперевірки, встановіть конкретні KPI для працівників. Використайте сервіси для автоматизації, щоб бачити результат на різних етапах роботи. Це допоможе зробити контроль ефективним, вчасно помітити проблему і усунути її.