Форма і основні методи директивного стилю управління

Форма і основні методи директивного стилю управління

У епоху цифрових технологій спрощується процес спілкування, і світ бізнесу успішно використовує нові можливості, перейшовши в електронний формат. Поштою укладаються договори, узгоджується робочий процес, пропонуються послуги і товар. І при неправильному оформленні листів у клієнтів і партнерів може виникнути небажання мати загальну справу, так що, в цілях збереження свого робочого місця або бізнесу, давайте розглянемо правила ділового листування.

Топ 10 прав

1. Публічність

Ще років 10 назад зберегти конфіденційність було набагато простіше, знищивши компрометуючі документи, сховавши в сейф, та і взагалі, з ким ділитися незначною інформацією, яка не повергає в шок громадськість або не проходить цензуру? Зараз же будьте готові до того, що будь-яка ваша помилка може бути доступна для публіки. А що ще серйозніше - мати юридичну силу і використовуватися у внутрішніх розслідуваннях фірми.


Тому, неважливо яку посаду ви обіймаєте, керівника або прибиральниці, текст має бути стриманий, і показувати вашу компетентність. І навіть якщо по відношенню до вас проявляють хамство, щоб уникнути проблем в майбутньому контролюйте себе. Чули про тролі? Цілком реальних, іноді замовлених людях, що провокують на агресію, яку потім використовують проти того, хто проявив слабкість. Так що пам'ятаєте, все, що ви пишете, у будь-який момент може бути «злито» в паблики, іншим зацікавленим людям і іншим.

2. Насамперед прикріплюйте файли

Досить часто відбувається, коли якийсь документ не прикріплявся або, поки друкували лист, забули про нього. Економте свій час, а також одержувачів, особливо, якщо хочете з ними надалі співпрацювати. До того ж виключить непотрібне листування, з метою з'ясування, де ж обіцяний документ і чи був він взагалі висланий. Формат файлу слід вибирати такій, щоб відкривався з будь-якого комп'ютера. Загальнодоступними вважаються .doc і .xls, тільки назви пишіть без пропусків і латиницею. Тоді одержувачеві не доведеться витрачати свій час на пошуки способів, які допоможуть його, нарешті, прочитати.

3. Обов'язково має бути заповнена тема повідомлення

І використати не просто набір слів, а безпосередньо ключові, по яких його можна буде відшукати у будь-який момент, навіть якщо пройшов рік після отримання. Тема повинна давати розуміння про те, що це за повідомлення, яке завдання несе в собі і терміни виконання. Тільки уникайте односкладових конструкцій, щось подібне до «Співпраця», тому що у такому разі повідомлення загубиться серед купи подібних.

4. Контролюйте список адресатів

Якщо ви хочете, щоб отримали месидж відразу декілька чоловік, визначите головного, який нестиме відповідальність за ведення відповідей, звітів і іншого. Його в списку необхідно вказати першим в полі «Кому», інших адресатів в полі «Копія», а ось якщо є люди, яких не повинні бачити інші учасники листування, то пишіть його адресу в графі «Прихована копія».

Іноді буває, що на виконання якогось завдання прикріплені відразу декілька виконавців, і щоб не плутатися або з'ясовувати, хто яким питанням займається, коли вам приходить повідомлення, в якому декілька адресатів, натискайте кнопку «Відповісти усім». У такому разі усі будуть повідомлені, а пред'являти претензії і інше ви будете тільки тому, хто перший в графі, тобто автоматично несе відповідальність за результат.

5. Одне питання — одна тема

Це не просто правило, а формула успішного ділового листа. Тобто, якщо, приміром, виконавець веде декілька завдань, щоб не змішувати все в одну купу, адже у успішної людини все чітко і зрозуміло, на кожну тему створюйте окрему гілку. Тоді ви не випустите з уваги якісь деталі і зможете закривати питання у міру їх рішення.


До речі, останнім часом стають популярними різні застосування, типу Ватсапа, Вайбера і інше. Так от, використайте їх в особистих цілях, а робочі моменти слід вирішувати тільки в електронній пошті. Оскільки збережеться історія, тобто ви не заплутаєтеся в питаннях, хто, що, кому і де писали або попереджали.

6. Як мовиться: «Стислість - сестра таланту»

Тому економте і своє, і чужий час. Та і взагалі, у світі бізнесу довгі повідомлення сигналізують про те, що посилач сам не знає, чого хоче, що у нього дуже багато вільного часу, тобто з роботою не все гладко, і що він не поважає інших, не визнаючи їх зайнятість і вимагаючи до себе зайвої уваги. До того ж, думаю, ні для кого не секрет, що довгий текст дочитує до кінця дуже рідкісна людина, хоч би тому, що утримувати увагу насильно, щоб, нарешті, зрозуміти, що вимагається зробити — не завжди просто.

7. Грамотність

Начебто і так ясно, що дуже важлива грамотність, але повірте, з якихось причин деякі ігнорують правила орфографії і пунктуації. Не варто показувати, що ви занадто зайняті, щоб розпочати пропозицію з великої букви, або гіпертрофовані виховані, тому скрізь, навіть де не треба, тобто, по відношенню до групи людей, вживати займенник «Ви» з великої букви. Якщо граматичне оформлення листів буде на нижчому рівні, повірте, це вплине на вашу репутацію і компетентність.

8. Контролюйте файли, які відправляєте

Навіть якщо упевнені в тому, з чого вони складаються, не полінуєтеся відкрити зайвий раз вкладення. На жаль, це правило виникло не на порожньому місці, дійсно відбуваються ситуації, наслідки яких фатальні і непоправні. Наприклад, в метушні можна відправити клієнтові файл з якоюсь внутрішньою інформацією, і тоді він дізнається про прибуток і доходи компанії, що знову-таки, реально незабаром виявити в загальному доступі, якщо його «зіллють» в паблик і подібне.

9. Швидкість реагування

Щоб досягати успіху, як ви знаєте, не можна зупинятися ні на досягнутому, ні у своєму розвитку. Світ дуже стрімкий, і щоб в нім вижити, слід навчитися управляти потоком інформації. Що це означає? А то, що відповідати необхідно відразу ж, навіть якщо дуже не хочеться, тому що наступного дня ваша відповідь вже буде не актуальна. І ваша пошта стане уособленням хаосу.

Якщо питання і завдання накопичуватимуться - дуже низька вірогідність того, що колись ви з ними розберетеся. Це впливає як на роботу, бізнес, так і на здоров'я, тому що постійне проживання напруги, коли ви знаєте, що чекає і копиться багато справ, а ви не устигаєте тепер зі всім впоратися - призводить до депресії, різних захворювань і емоційного вигорання.

10. Нетворкинг

Життя дуже непередбачуване, тому стабільність не завжди статична, і якщо сьогодні ви співробітник великої фірми - через рік може статися так, що ви вже вестимете власний бізнес, і, на жаль, навпаки. До чого я це? А до того, що важливо зберігати зв'язок з людьми, тому що в майбутньому ви цілком можете ще перетнутися. І якщо від вас вимагається щось написати негативне, або навіть подякувати - завжди це робіть, не зникайте просто так. Завершення просто обов'язкове. Адже погодитеся, буде дуже незручно, якщо через пару років станеться так, що вам знову доведеться перетнутися.


Рекомендації

  • Ніякі этикеты вам не допоможуть, якщо пришлете ділову пропозицію керівникові великої компанії з поштової скриньки, приміром, «hotpupsik», то яким би принадним співпраця не була, вам, швидше за все, навіть не дадуть відповідь, тому що спочатку, побачивши назву, месидж відправлять до кошику.
  • Під час відправки листів обов'язково намагайтеся укладатися в стандартний робочий графік. Повірте, стиль написання і час можуть дуже багато зайвого про вас повідати іншим, що не завжди вигідно і необхідно. Навіть якщо засиджуєтеся до ночі на роботі, іншим про це знати не обов'язково, інакше вирішать, що у вас немає особистого життя, ви випиваєте і інше.
  • Багато хто допускає банальні помилки, які розцінюються як спроба маніпуляції, наприклад, «Сподіваюся на вигідну співпрацю» і подібне. Не варто цього робити, краще використайте шаблони, які не викликають підозр і причин чіплятися. Так що краще попрощатися по-старому, використовуючи фрази «З повагою, прізвище, ім'я», «Усього доброго»!, «Мої щирі побажання» і інше. Далі слід вказувати назву компанії, свою посаду і обов'язково контакти, по яких можливо зв'язатися в екстрених випадках.
  • Маленька хитрість, яка допоможе скоротити довгий текст : прочитайте його і видаліть фрази, а також слова, відсутність яких не поміняє сенс і суть написаного. Видаліть прикметники, в офіційно-діловому стилі вони зазвичай не використовуються. Також зовсім не потрібні і всякі приказки, жарти і постскриптумы. І до речі, утримаєтеся від використання абревіатур, особливо, якщо не упевнені на 100%, що одержувач їх розшифрує. Щоб не плутатися, як саме організувати складання листа, спробуйте дотримуватися такого шаблону:
  • Введення - тут ви вказуєте мету і причини звернення.
  • Основна частина - в принципі ясно, сама суть повідомлення.
  • Укладення - це підведення підсумків, тобто, прохання, вказівки, які-небудь пропозиції.

Висновок

А на сьогодні все, шановані читачі! По тому, як ви оформляєте і листуєтеся - люди визначають ваш рівень, наскільки компанія серйозна і чи варто витрачати на вас час. Так що обов'язково підтягуйте і виправляйте свої «хвости».

Можливо вам також цікаво почитає про правила ділового спілкування, ось посилання. Не забувайте підписуватися на блог, щоб бути в курсі нових і розвиваючих статей. Успіхів вам!